I. Komunikacja obywatela z administracją - ePUAP, Elektroniczna Skrzynka Podawcza i Kodeks postępowania administracyjnego

Autor: SPNT | [ 2012-01-11 13:07:18 ] | drukuj

WPROWADZENIE:

Urzeczywistnianie koncepcji elektronicznej administracji to zespół działań technicznych i prawnych, które mają na celu usprawnienie funkcjonowania administracji publicznej poprzez jej informatyzację. Elementem tego procesu jest wypracowanie metod i sposobów komunikacji obywatela z podmiotami publicznymi z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych. Narzędzia informatyczne muszą być przygotowane w taki sposób, aby ta komunikacja była skuteczna prawnie, tj. by czynności dokonywane w świecie wirtualnym wywoływały zamierzone konsekwencje prawne (skuteczne złożenie pisma, wniosku itp.). W konstruowaniu tych procesów i relacji często dochodzi także do zjawiska odwrotnego – wskutek wykorzystania określonych technik informatycznych, to przepisy są modyfikowane w taki sposób, by zapewniając bezpieczeństwo, umożliwiać dalszy rozwój e-administracji. Niniejszy artykuł ma na celu podsumowanie aktualnego stanu prawnego w zakresie sposobów komunikacji obywatela z podmiotami publicznymi, szczególnie w świetle najnowszego rozporządzenia dotyczącego m.in. dokumentów elektronicznych.

KODEKS POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO:

Podstawowym aktem prawnym, który reguluje procedurę załatwiania spraw pomiędzy obywatelem a podmiotami publicznymi jest ustawa – Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960r. (Dz.U.00.98.1071 j.t. z późn. zm.) [dalej: „KPA”]. Generalną zasadą załatwiania spraw wyrażoną w KPA (art. 14 §1) jest to, że należy je załatwiać:

w formie pisemnej, lub
w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących działania publiczne (Dz.U.05.64.565 z późn. zm.) [dalej: „Ustawa o informatyzacji”].

Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej może nastąpić zarówno w relacji organ administracji publicznej – obywatel, jak i w relacji obywatel – organ administracji publicznej. Doręczanie dokumentów elektronicznych obywatelowi za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U.02.144.1204 z późn. zm.) jest możliwe tylko wtedy, gdy strona lub uczestnik postępowania:

wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie, lub
wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków.

Potwierdzenie doręczenia pisma następuje poprzez podpisanie urzędowego poświadczenia odbioru z wykorzystaniem:

kwalifikowanego certyfikatu przy zachowaniu zasad przewidzianych w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.),
zaufanego profilu elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP),
wykorzystanie innej technologii, o której mowa w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 2011 r. w sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do identyfikacji użytkowników (Dz.U.11.93.545).

Z drugiej strony, doręczenie dokumentu w formie dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego jest możliwe zawsze, tj. bez konieczności uzyskiwania zgody podmiotu publicznego na doręczenie (chyba, że ustawa wprost przewiduje inaczej, co jest raczej wyjątkiem od zasady niż regułą), na zasadach określonych w Ustawie o informatyzacji – za pośrednictwem tzw. elektronicznej skrzynki podawczej tegoż podmiotu. Ponadto, podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) obywatel powinien uwierzytelnić w jeden z trzech wyżej wskazanych sposobów, a organ jest obowiązany potwierdzić jego wniesienie przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny.

Na ważny element procesu komunikacji obywatela z administracją zwraca także uwagę Zbigniew Krupa –Menedżer Projektów ICT w Szczecińskim Parku Naukowo – Technologicznym sp. z o. o. Po nowelizacji art. 220 KPA, organ administracji publicznej nie może bowiem żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego jeżeli są one – między innymi – możliwe do ustalenia na podstawie rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach Ustawy o informatyzacji. Istotnym jest zatem obecnie, by dostęp do takich rejestrów był zagwarantowany i organy administracji w praktyce z niego korzystały.

DOKUMENT ELEKTRONICZNY:

Jak wynika z powyższego przedstawienia, KPA posługuje się terminem dokument elektroniczny, jednakże go nie definiuje i w tym zakresie odsyła do Ustawy o informatyzacji. Zgodnie z art. 3 pkt 2 tej ustawy, dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Kwestie dotyczące wzorów dokumentów elektronicznych zostały uregulowane w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U.11.206.1216), które weszło w życie 30 października 2011r. [dalej: „Rozporządzenie”]. Rozporządzenie to zastąpiło łącznie trzy inne rozporządzenia:

rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych – wydanego na podstawie art. 39[1] § 2 KPA,
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym – wydanego na podstawie art. 16 ust. 3 Ustawy o informatyzacji,
rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej - wydanego na podstawie art. 58 ust. 3 ustawy o podpisie elektronicznym.

Dodać należy, iż definicja dokumentu elektronicznego w Ustawie o informatyzacji i jej doprecyzowanie w Rozporządzeniu ma szczególnie istotne znaczenie, gdyż do niej odsyłają praktycznie wszystkie akty prawne prawa publicznego związane z elektronizacją administracji.
Zgodnie z zapisami Rozporządzenia, pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium lub lokalnym repozytorium. Załączniki dodawane do pism zapisuje się w następujących formatach danych:

Format danych	Zastosowanie formatu	Organizacja ustalająca format	Norma
.doc	sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką	Microsoft Corporation
.docx	sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką	Microsoft Corporation
.gif	grafika rastrowa	CompuServe
.jpg (-jpeg)	grafika rastrowa	Joint Photographic Experts Group	ISO/IEC 10918
.ods	arkusz kalkulacyjny	Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS)	ISO 26300
.odt	sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką	Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS)	ISO 26300
.pdf	sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką	Adobe Systems Incorporated	ISO/IEC 32000
.png	grafika rastrowa
.rtf	sformatowany tekst	Microsoft Corporation
.svg	grafika wektorowa	W3C
.tif (.tiff)	grafika rastrowa	Adobe Systems Incorporated
.txt	niesformatowany tekst		ISO/IEC 10646
.xls	arkusz kalkulacyjny	Microsoft Corporation
.xlsx	arkusz kalkulacyjny	Microsoft Corporation
.xml	sformatowany tekst	W3C

Istotnym nowum wprowadzonym przez Rozporządzenie jest to, że obecnie, to Minister właściwy do spraw informatyzacji zamieszcza w centralnym repozytorium ogólny wzór elektroniczny przeznaczony do tworzenia pism w postaci elektronicznej wnoszonych za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej lub doręczanych przez podmioty publiczne za poświadczeniem doręczenia, w przypadkach gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

w przepisach odrębnych nie został określony organ właściwy do określenia wzoru,
podmiot publiczny, do którego kierowane jest podanie, żądanie, wyjaśnienie lub inna czynność w postaci elektronicznej, nie określił wzoru dokumentu elektronicznego umożliwiającego załatwienie danej sprawy w tym podmiocie,
przepisy prawa nie wskazują jednoznacznie, że jedynym skutecznym sposobem przekazania informacji jest jej doręczenie na piśmie w postaci papierowej.

Jest to bardzo doniosła zmiana, gdyż dotychczas to podmiot publiczny, do którego miał być doręczony dokument elektroniczny ustalał wzór dokumentu elektronicznego , a jeżeli takiego wzoru nie ustalono, to organ mógł być elektronicznie niedostępny.
Poza sposobem sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych Rozporządzenie określa warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych, w tym reguły tworzenia elektronicznej skrzynki podawczej, formę urzędowego poświadczania odbioru dokumentów elektronicznych przez adresatów oraz sposób udostępniania kopii dokumentów elektronicznych oraz warunki bezpieczeństwa udostępniania formularzy i wzorów dokumentów.

ELEKTRONICZNA SKRZYNKA PODAWCZA ePUAP:

Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP) to system informatyczny skierowany do obywateli oraz podmiotów publicznych. Zgodnie z Rozporządzeniem, Minister właściwy do spraw informatyzacji umożliwia podmiotom publicznym tworzenie elektronicznych skrzynek podawczych na ePUAP. Utworzenie skrzynki na ePUAP oznacza upoważnienie tego ministra do obsługi doręczeń za pomocą ePUAP do pomiotów publicznych. Doręczenia dokonywane za pomocą ePUAP uważa się za dokonane przez podmiot publiczny lub do podmiotu publicznego, który utworzył na ePUAP elektroniczną skrzynkę podawczą, a ponadto, za pomocą ePUAP możliwe jest przekazywanie doręczanych podmiotowi publicznemu dokumentów elektronicznych do jego systemu teleinformatycznego. Powyższa regulacja oznacza, iż ePUAP udostępnia elektroniczne skrzynki podawcze dla podmiotów publicznych jako jedną z funkcjonalności, co może przyczynić się do znacznego obiniżenia kosztów i usprawnienia działania elektronicznej administracji.

Zdaniem Grzegorza Fiuka – Prezesa Szczecińskiego Parku Naukowo-Technologicznego sp. z o. o., który podsumował te najnowsze rozwiązania techniczno-legislacyjne:

Elektroniczna Skrzynka Podawcza na ePUAP nie jest obowiązkowa ale warto ją uwzględniać w planach informatyzacji urzędów, pamiętając o wyborze optymalnego rozwiązania pod względem funkcjonalnym, technicznym i organizacyjnym z uwzględnieniem kosztów implementacji i użytkowania – jest to szczególnie istotne z perspektywy różnego rodzaju instytucji kontrolnych, które mogą w przyszłości zarzucić urzędowi niegospodarność, że nie wykorzystuje bezpłatnych rozwiązań,

Jeżli zastosowana zostanie Elektroniczna Skrzynka Podawcza to należy zapewnić jej integrację z systemami elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie – w przeciwnym razie sprawy będą niejako „zamrożone” i nie będa trafiały do urzędu, zaś interesant będzie zakładał że jego sprawa została skutecznie doręczona do urzędu,

W praktyce zasadnym jest, by dany urząd co najmniej przez jakiś czas wykorzystywał własną Elektroniczną Skrzynkę Podawczą oraz Elektroniczną Skrzynkę Podawczą na ePUAP, a ponadto z systemu tzw. „regionalnych wrót”, jeśli takowe są realizowane w danym województwie, a dopiero po 2-3 letnich doświadczeniach zdecydował się na optymalne rozwiązanie.

Zbigniew Krupa – Menedżer Projektów ICT w Szczecińskim Parku Naukowo – Technologicznym sp. z o. o. uważa, iż możliwość wykorzystania przez administrację publiczną platformy ePUAP to bardzo dobre i optymalne rozwiązanie. Obecnie gminy i inne podmioty administracji publicznej będą stały przed zadaniem integracji platformy ePUAP z wewnętrznym elektronicznym obiegiem dokumentów w danym urzędzie, co będzie jak najbardziej możliwe, gdyż udostępnione zostały API do takiej integracji. Szkoda, że nie ma jeszcze zbyt wielu przykładów takiego wdrożenia, które jako modelowe mogłoby posłużyć innym jednostkom – mam jednak nadzieję, że to tylko kwestia czasu, gdyż zakładając długofalowość działania platformy ePUAP, ten odgórny model funkcjonowania informatyzacji to bardzo pożądany kierunek.

Tagi: biuletyn prawno technologiczny e-administracja

do góry